Service Terms & Bookings Policy
We're thrilled to be a part of your upcoming event. To ensure smooth planning and clear expectations, we've crafted a concise service terms & booking policy.
While we understand that circumstances can change unexpectedly, our policy allows us to serve you and our community of clients effectively. Please take a moment to familiarize yourself with the details below. We're committed to providing exceptional service and appreciate your understanding.
Terms and Conditions of Service
Latte Booth (legal name: Nitro Espresso Bar Corp.)
Effective date: [July 30th, 2026] · Version: [2.2]
1. About these terms
These Terms and Conditions govern all catering services provided by Latte Booth (legal name: Nitro Espresso Bar Corp.) (“Latte Booth,” “we,” “us”). They are incorporated into every proposal, quote, and booking we issue.
Your proposal sets out the specifics of your event: your services and add-ons, guest count, event date(s), hours of service, location, and total price. These terms set out the rules that apply to every booking. Where your proposal and these terms address the same subject, your proposal governs the specifics and these terms govern everything else.
By accepting a proposal, you agree to the version of these terms in effect on the date you accept.
2. Services
We provide catering services based on the selections made in your proposal. Your proposal states whether your service is unlimited or limited to a set number of cups.
Unlimited service. Where your booking is priced per guest with no cup limit, our service is unlimited (aka “all you can drink”): your guests may order as many drinks as they like during your service hours. Prices quoted, and the amount of beverages prepared, are for the full guest count stated in your proposal. Unlimited service cannot be booked for part of your guest count — where you need to cap the service below your guest count, we offer limited service instead.
Limited service. Where your proposal states a number of cups, service is limited to that number. This applies where you have chosen to cap the service below your guest count, and automatically on bookings of 400 cups or more. You are charged for the full number of cups booked, whether or not all of them are served.
Where your service is limited to a number of cups, you are purchasing that number of cups, not a block of time. The service hours shown in your proposal follow from your cup count and the number of bars deployed, and may vary with how quickly your guests arrive. Where the cups you booked have been served, no refund or credit applies for any unused time.
Where your cups run out before your service hours end, we will ask whether you would like us to continue. Continuing is subject to section 7. Where a booking covers more than one event day, the services, hours, and per-day charges set out in your proposal apply to each event day listed. Each event day is priced individually. We reserve the right to make small adjustments to the menu where certain ingredients are unavailable for reasons beyond our control.
3. What you provide
You agree to provide the following for the use of our on-site team.
3.1 Power
Our equipment requires dedicated 110V outlets. “Dedicated” means each outlet is on its own separate circuit with its own breaker. Several outlets sharing a single breaker do not meet this requirement. The number of dedicated outlets your booking requires is calculated as follows, and is stated in your proposal:
Original bar, or Luxe bar (single): 1 dedicated 110V outlet (on a dedicated breaker).
Luxe Double bar: 2 dedicated 110V outlets (each on a dedicated breaker).
Shaved Affogato Bar: 1 additional dedicated 110V outlet (on a dedicated breaker).
Mocktail Bar: 1 additional dedicated 110V outlet (on a dedicated breaker).
Each brewed coffee station / urn: 1 additional dedicated 110V outlet per urn (on a dedicated breaker).
Each additional espresso machine: 1 additional dedicated 110V outlet per espresso machine (on a dedicated breaker).
Full-colour latte printing (Branded Selfie Latte Station and/or Live Selfie Cookie Station): 1 additional dedicated 110V outlet (on a dedicated breaker).
Where your booking is served by more than one bar, the outlet requirement above applies per bar (e.g. two Luxe Double bars require four dedicated outlets).
Where your location cannot provide the required power, we can supply generator service, which must be selected in your proposal and arranged before your event date. Generator service is available for outdoor service only. We use ultra-quiet inverter generators. Each generator provides one (1) dedicated 110V outlet on its own breaker, so the number of generators required equals the number of dedicated outlets your booking requires. Generator service is charged per event day at $249 for the first generator and $149 for each additional generator. Generator service is available up to six (6) dedicated outlets. Bookings requiring more are confirmed with our team before booking.
3.2 Access, setup time and parking
A minimum of 90 minutes of setup time before the service start time, on each event day.
Where the service is inside a building, access to the loading area for loading equipment in and out.
Elevator or flat access to the setup location, as our equipment runs on wheels. Where there are stairs or a high loading dock, you must inform us before booking so we can confirm whether we are able to facilitate your booking.
A parking spot for the duration of the event where requested by our team. Where parking is not provided, parking fees apply at cost price.
3.3 Outdoor service
Shelter is required for all outdoor service. Rain and strong sun can damage our equipment, so the bar must be under cover at all times. You may provide suitable shelter, or add ours to your proposal.
May 1 to October 31: where you are not providing shelter, our Canopy Setup (10' x 10') is required, charged at $99 per event day. Provided at cost price.
November 1 to April 30: where you are not providing a heated shelter, our Outdoor Service / Winter Package is required, charged at $229 per event day. This includes tent setup, heating, and premium pay for the barista working outdoors. Provided at cost price. This charge is waived only where the shelter you provide is heated; unheated cover alone does not meet this requirement in this period.
Temperature condition (November 1 to April 30). Outdoor service in this period is provided on the condition that the actual temperature at the service location does not fall below -10°C. Wind chill is not used to determine this.
Safe working conditions (year-round). We will not provide outdoor service in weather that is unsafe for our team or your guests, including but not limited to snowstorms, high winds, electrical storms, or other severe weather. This condition applies to outdoor service at any time of year.
Where outdoor service cannot proceed under either condition above, we will work with you to resolve it in the following order:
Relocate indoors, where a suitable indoor location is available at your venue;
Reschedule the affected event day to an alternative date agreed between us, at no additional charge. Amounts already paid, including your deposit and any outdoor add-ons, are applied to the rescheduled date;
Where neither is possible, the affected event day may be cancelled.
We reserve the right to make the final determination on whether outdoor service can safely proceed.
4. Fees and charges
All prices are in Canadian dollars (CAD) and are subject to applicable sales tax. The fees below are itemized in your proposal.
4.1 Barista fee
Every booking includes a barista fee of 3%. It goes to your barista team: their training, their perks, and extra pay for your event. Nothing further is expected. The barista fee is a service charge and is not a gratuity.
The barista fee is calculated on your full pre-tax invoice — services, together with any travel, satellite, holiday and last-minute booking fees.
4.2 Travel fee (Toronto and Vancouver)
A flat travel fee applies based on your venue’s postal code, charged per event day. This fee is provided at cost, to cover travel, gas and staff time. Our complete travel fee list is available at www.lattebooth.com/travelfees.
Venues outside our standard published range are charged at $1 per km round-trip, measured from downtown Toronto or downtown Vancouver respectively, and confirmed by our team at booking.
4.3 Satellite fee (Calgary and Montreal)
Calgary and Montreal are served by a dedicated team brought in for your date. A satellite fee is charged per event day at the rate stated in your proposal, which varies by season.
Where your event takes place outside the city, an additional $1 per km round-trip applies, measured from downtown Calgary or downtown Montreal respectively, and confirmed by our team at booking.
4.4 Service minimum (Calgary and Montreal)
Bookings in Calgary and Montreal are subject to a minimum service charge of $2,000 for a single-day event, or $1,500 per event day for multi-day events. This minimum is calculated on services only, excluding taxes, travel or satellite fees, and the barista fee. Where your selected services fall below the minimum, the difference is charged as a “Service minimum” line item.
4.5 Holiday fee
Where an event date falls on a statutory holiday in the province of service, on New Year’s Eve, or on a premium-demand day (Valentine’s Day, Halloween, or St. Patrick’s Day), a holiday fee applies for each qualifying event day. This covers the premium wages we pay our team to work those days. Statutory holidays vary by province and are determined by the province in which the service is provided.
4.6 Last-minute booking fee
A last-minute booking fee of $179 applies to bookings confirmed 48 hours or less before the first event date. We reserve the right to waive this fee at our discretion.
4.7 Card processing surcharge
Where your total (including tax) is $2,000 or more, balances paid by credit card carry a card processing surcharge, shown as a separate line item on your invoice. The surcharge is 2.4%, and in no case exceeds our actual cost of accepting the card.
The surcharge applies to the balance only. It never applies to your deposit, which is card-only. It does not apply to debit card payments.
Bank transfer (EFT) is free of any surcharge and is available on bookings made 15 or more days before your first event day.
Montreal: no card processing surcharge applies to Montreal bookings. Where your total is $2,000 or more, you may pay the balance by bank transfer at no charge; this option is available on bookings made 15 or more days before your first event day. Where your event is 14 days or less away, the balance may be paid by card with no surcharge.
4.8 Additional service hours
Where you extend your service beyond the hours included in your proposal, additional hours are charged at the hourly rate stated in your proposal, in half-hour increments. Where your booking is served by more than one bar, the hourly rate applies per bar.
4.9 Additional services
By accepting a proposal you agree to pay for any additional services not included in that proposal and added later with your approval.
5. Payment and deposit
For the services rendered, you agree to pay the amount stated in the “Total” section of your proposal, including sales tax. Your proposal states your payment method. We accept credit card and bank transfer (EFT). Other payment methods may be available by prior arrangement.
When you accept a proposal. Accepting a proposal authorizes Latte Booth (Nitro Espresso Bar Corp.) to securely store your credit card with our payment processor (Stripe), and to charge that card in accordance with this section. No charge is made at the time you accept. The handling of your personal information, including your payment details, is governed by our privacy policy, available at www.lattebooth.com/privacy-policy.
Availability confirmation. We confirm availability for your date(s) within one business day of your acceptance. Where we are unable to service your date, we do not charge you and no booking is created.
Your booking is confirmed when your deposit is charged. Accepting a proposal is not a confirmed booking on its own. Your date is held once we have confirmed availability and charged your deposit — or, where applicable, your full payment. Where your card cannot be charged, or a payment is later reversed or charged back, we will contact you; until payment has cleared, your date remains available to other clients and we are under no obligation to provide the service.
Bookings made 15 or more days before your first event day
Deposit: 25% of the total (taxes included), charged to your stored card once your date is confirmed. The deposit is a charge for removing the date availability from other potential clients, and is posted as a deposit line item on the final bill.
Remaining balance: the remaining 75% is charged to the stored card, or due by bank transfer, 14 days before your first event day.
By bank transfer: the balance must clear before your first event day. Where it has not cleared 7 days before your first event day, we charge the stored card for the outstanding amount.
Bookings made 14 days or less before your first event day
Full payment (100%) of the total is charged to your stored card once your date is confirmed. No balance is charged separately.
Bank transfer is not available on these bookings, as it cannot clear in time.
Invoiced terms (approved accounts only)
The 25% deposit is still charged on confirmation, as above.
The remaining balance is due 30 days from your event date. Where it has not been paid by then, we charge the stored card for the outstanding amount.
Bookings with a total over $10,000
Where your total (including tax) exceeds $10,000, your booking is not completed online. No card is stored and no deposit is charged. A dedicated account manager will contact you within one business day to finalise your booking, and your agreement and payment terms are arranged directly with them.
6. Cancellation
Where a refund applies on cancellation, we retain 55%. This amount includes your non-refundable deposit and represents a reasonable pre-estimate of our loss — including the lost opportunity to accept another booking for the reserved date, staffing costs already committed, and payment-processing costs we are unable to recover.
Where you cancel 61 days or more before the service date, we retain 55% of the deposit and refund the remainder.
Where you cancel 60 days or less before the service date, the deposit is non-refundable.
Where you cancel after the remaining balance has been charged (see section 5), we retain 55% of the total and refund the remainder to the card on file.
For multi-day bookings, the service date means the first event date in the booking.
Where we are unable to confirm your date under section 5, we do not charge you at all and there is nothing to refund.
7. Adjustments during service
We bring extra supplies to every event, so a small increase can usually be served on the spot.
More guests than booked (unlimited service). Where more guests attend than you booked, we keep serving — we won’t stop your event to ask. By accepting an unlimited-service proposal, you represent the guest count stated in it and pre-authorize the charge for additional guests at the rate set out below. Our on-site team counts the additional guests and notifies our office, who will contact you during your event to confirm the count. Where we are unable to reach you during your service, the count is based on our on-site team’s assessment and added to your final invoice.
Fewer than 5 additional guests: served at no extra charge, from the supplies our team already has on hand.
5 or more additional guests: $9 per additional guest is added to your final invoice.
Cups run out (limited service): where the cups you booked are served before your service hours end, we will ask whether you would like us to continue. Where you agree, $9 per additional cup is added to your final invoice.
In either case, where serving the additional guests or cups requires us to dispatch further materials to your event — because the increase is beyond what our on-site team can serve from what they brought — a $195 adjustment fee also applies. This covers the cost of sending a team member with the additional supplies.
We reserve the right to decline adjustments during the service.
8. Damage
We assume no responsibility for any damage to or loss of merchandise, alcohol, equipment, furniture, clothing, or other valuables prior to, during, or after the event. We will do everything possible to ensure that your or your company’s supplies, rentals, and equipment are cared for and maintained in good working order and without damage.
When providing the location for the event, you understand that accidents, breakage and damage may sometimes occur. We will not be liable for any damage or loss unless specifically caused by the willful or negligent actions or conduct of Latte Booth (Nitro Espresso Bar Corp.) or its employees.
9. Liability and allergens
Subject to the following, we shall not be liable for any personal injuries, damage, allergy or other loss suffered or caused by, or resulting from, any food and beverage consumption, or food allergies, of the client or any of its associates or guests. This exclusion does not apply to injury or loss caused by the wilful or negligent conduct of Latte Booth (Nitro Espresso Bar Corp.) or its employees, and nothing in these terms excludes or limits any liability that cannot be excluded or limited under applicable law.
Latte Booth (Nitro Espresso Bar Corp.) is not a nut-free or dairy-free service provider and we cannot guarantee that any beverage or dish served is 100% free of any allergens. Cross-contamination can occur even where known allergens are removed from a given service.
Please be advised that all of our beverages, pastries, dishes, and equipment are not allergen-free and may contain the following ingredients: peanuts, tree nuts, fish, shellfish, milk, dairy, eggs, wheat, soybean, and any other potential allergens.
Your responsibility. You are responsible for informing your guests, in advance of your event, that our beverages and food are not allergen-free and may contain the ingredients listed above. Where any of your guests has a food allergy or dietary restriction, you must tell us before your event date so that we can advise what, if anything, we are able to accommodate.
10. Circumstances beyond our control
We will not be held liable for any loss resulting from not fulfilling any of these terms or conditions. Where we are prevented or delayed from fulfilling a service in part or in whole due to war, riot, strike, flood, or any other act or condition that is not within our control and which could not be prevented, we will not be held liable.
11. Governing law
These terms are governed by the laws of the Province of Ontario. In the event of any dispute, the client agrees to the exclusive jurisdiction of the courts of Toronto. However, nothing in this section deprives a consumer of the mandatory rights and remedies available under the laws of the province in which they reside, including their right to bring proceedings in that province’s courts. Should any part of these terms be declared void for any reason, the remaining parts not affected thereby remain in full force and effect.
12. Acceptance
By accepting a proposal, you confirm that you have read, understood, and accepted these terms and conditions. You guarantee that all information disclosed is complete and accurate to the best of your knowledge.
Conditions générales de réservation des services
Latte Booth (dénomination sociale : Nitro Espresso Bar Corp.)
Date d’entrée en vigueur : 30 juillet 2026 · Version : 2.2
1. À propos des présentes conditions
Les présentes conditions générales régissent l’ensemble des services de traiteur fournis par Latte Booth (dénomination sociale : Nitro Espresso Bar Corp.) (« Latte Booth », « nous »). Elles sont incorporées à chaque proposition, devis et réservation que nous émettons.
Votre proposition énonce les détails de votre événement : vos services et options, le nombre d’invités, la ou les dates de l’événement, les heures de service, le lieu et le prix total. Les présentes conditions énoncent les règles applicables à chaque réservation. Lorsque votre proposition et les présentes conditions portent sur le même sujet, votre proposition régit les détails et les présentes conditions régissent le reste.
En acceptant une proposition, vous acceptez la version des présentes conditions en vigueur à la date de votre acceptation.
2. Services
Nous fournissons des services de traiteur selon les choix faits dans votre proposition. Votre proposition précise si votre service est illimité ou limité à un nombre déterminé de tasses.
Service illimité. Lorsque votre réservation est facturée par invité, sans limite de tasses, notre service est illimité (aussi appelé « à volonté ») : vos invités peuvent commander autant de boissons qu’ils le souhaitent pendant vos heures de service. Les prix indiqués, ainsi que la quantité de boissons préparées, correspondent au nombre total d’invités indiqué dans votre proposition. Le service illimité ne peut être réservé pour une partie seulement de votre nombre d’invités; lorsque vous devez plafonner le service en deçà de votre nombre d’invités, nous offrons plutôt un service limité.
Service limité. Lorsque votre proposition indique un nombre de tasses, le service est limité à ce nombre. Cela s’applique lorsque vous avez choisi de plafonner le service en deçà de votre nombre d’invités, et automatiquement pour les réservations de 400 tasses ou plus. Vous êtes facturé pour le nombre total de tasses réservées, qu’elles soient toutes servies ou non.
Lorsque votre service est limité à un nombre de tasses, vous achetez ce nombre de tasses, et non un bloc de temps. Les heures de service indiquées dans votre proposition découlent de votre nombre de tasses et du nombre de bars déployés, et peuvent varier selon la rapidité d’arrivée de vos invités. Lorsque les tasses réservées ont été servies, aucun remboursement ni crédit ne s’applique pour le temps inutilisé.
Lorsque vos tasses s’épuisent avant la fin de vos heures de service, nous vous demanderons si vous souhaitez que nous poursuivions. La poursuite est assujettie à l’article 7. Lorsqu’une réservation vise plus d’une journée d’événement, les services, les heures et les frais quotidiens énoncés dans votre proposition s’appliquent à chaque journée d’événement indiquée. Chaque journée d’événement est facturée individuellement. Nous nous réservons le droit d’apporter de légères modifications au menu lorsque certains ingrédients sont indisponibles pour des raisons indépendantes de notre volonté.
3. Ce que vous fournissez
Vous acceptez de fournir ce qui suit pour l’usage de notre équipe sur place.
3.1 Alimentation électrique
Notre équipement nécessite des prises 110 V dédiées. « Dédiée » signifie que chaque prise se trouve sur son propre circuit distinct, avec son propre disjoncteur. Plusieurs prises partageant un même disjoncteur ne satisfont pas à cette exigence. Le nombre de prises dédiées requis pour votre réservation est calculé comme suit et est indiqué dans votre proposition :
Bar Original, ou bar Luxe (simple) : 1 prise 110 V dédiée (sur un disjoncteur dédié).
Bar Luxe Double : 2 prises 110 V dédiées (chacune sur un disjoncteur dédié).
Bar à affogato givré (Shaved Affogato Bar) : 1 prise 110 V dédiée supplémentaire (sur un disjoncteur dédié).
Bar à mocktails : 1 prise 110 V dédiée supplémentaire (sur un disjoncteur dédié).
Chaque station de café filtre / urne : 1 prise 110 V dédiée supplémentaire par urne (sur un disjoncteur dédié).
Chaque machine à espresso additionnelle : 1 prise 110 V dédiée supplémentaire par machine (sur un disjoncteur dédié).
Impression latte pleine couleur (Branded Selfie Latte Station et/ou Live Selfie Cookie Station) : 1 prise 110 V dédiée supplémentaire (sur un disjoncteur dédié).
Lorsque votre réservation est servie par plus d’un bar, l’exigence de prises ci-dessus s’applique par bar (p. ex., deux bars Luxe Double nécessitent quatre prises dédiées).
Lorsque votre lieu ne peut fournir l’alimentation requise, nous pouvons fournir un service de génératrice, qui doit être choisi dans votre proposition et organisé avant la date de votre événement. Le service de génératrice est offert pour le service extérieur uniquement. Nous utilisons des génératrices à onduleur ultra-silencieuses. Chaque génératrice fournit une (1) prise 110 V dédiée sur son propre disjoncteur; ainsi, le nombre de génératrices requis correspond au nombre de prises dédiées que nécessite votre réservation. Le service de génératrice est facturé par journée d’événement, soit 249 $ pour la première génératrice et 149 $ pour chaque génératrice additionnelle. Le service de génératrice est offert jusqu’à concurrence de six (6) prises dédiées. Les réservations nécessitant davantage sont confirmées avec notre équipe avant la réservation.
3.2 Accès, temps d’installation et stationnement
Un minimum de 90 minutes d’installation avant l’heure de début du service, pour chaque journée d’événement.
Lorsque le service a lieu à l’intérieur d’un bâtiment, l’accès à l’aire de chargement pour le transport de l’équipement à l’entrée et à la sortie.
Un accès par ascenseur ou de plain-pied jusqu’au lieu d’installation, car notre équipement est monté sur roues. En présence d’escaliers ou d’un quai de chargement surélevé, vous devez nous en informer avant la réservation afin que nous puissions confirmer si nous sommes en mesure de réaliser votre réservation.
Une place de stationnement pour la durée de l’événement lorsque notre équipe le demande. Lorsque le stationnement n’est pas fourni, des frais de stationnement s’appliquent au prix coûtant.
3.3 Service extérieur
Un abri est requis pour tout service extérieur. La pluie et le fort soleil peuvent endommager notre équipement; le bar doit donc être à couvert en tout temps. Vous pouvez fournir un abri convenable, ou ajouter le nôtre à votre proposition.
Du 1er mai au 31 octobre : lorsque vous ne fournissez pas d’abri, notre ensemble Canopy (10 pi x 10 pi) est requis, au coût de 99 $ par journée d’événement. Fourni au prix coûtant.
Du 1er novembre au 30 avril : lorsque vous ne fournissez pas d’abri chauffé, notre Forfait service extérieur / hiver est requis, au coût de 229 $ par journée d’événement. Il comprend le montage de la tente, le chauffage et la prime versée au barista travaillant à l’extérieur. Fourni au prix coûtant. Ces frais ne sont annulés que lorsque l’abri que vous fournissez est chauffé; un simple abri non chauffé ne satisfait pas à cette exigence pendant cette période.
Condition de température (1er novembre au 30 avril). Le service extérieur pendant cette période est fourni à la condition que la température réelle au lieu de service ne descende pas sous -10 °C. Le facteur de refroidissement éolien n’est pas utilisé pour établir cette détermination.
Conditions de travail sécuritaires (toute l’année). Nous ne fournirons pas de service extérieur par un temps dangereux pour notre équipe ou vos invités, y compris, sans s’y limiter, les tempêtes de neige, les vents violents, les orages électriques ou toute autre condition météorologique grave. Cette condition s’applique au service extérieur en tout temps de l’année.
Lorsque le service extérieur ne peut avoir lieu en vertu de l’une ou l’autre des conditions ci-dessus, nous travaillerons avec vous pour trouver une solution, dans l’ordre suivant :
Déménager à l’intérieur, lorsqu’un lieu intérieur convenable est disponible à votre site;
Reporter la journée d’événement touchée à une autre date convenue entre nous, sans frais additionnels. Les sommes déjà payées, y compris votre dépôt et toute option extérieure, sont appliquées à la date reportée;
Lorsque ni l’un ni l’autre n’est possible, la journée d’événement touchée peut être annulée.
Nous nous réservons le droit de prendre la décision finale quant à la possibilité de fournir le service extérieur de façon sécuritaire.
4. Frais et tarifs
Tous les prix sont en dollars canadiens (CAD) et sont assujettis aux taxes de vente applicables. Les frais ci-dessous sont détaillés dans votre proposition.
4.1 Frais de barista
Chaque réservation comprend des frais de barista de 3 %. Ils reviennent à votre équipe de baristas : leur formation, leurs avantages et une rémunération supplémentaire pour votre événement. Rien de plus n’est attendu. Les frais de barista constituent des frais de service et non un pourboire.
Les frais de barista sont calculés sur votre facture complète avant taxes — les services, ainsi que tous frais de déplacement, de satellite, de jour férié et de réservation de dernière minute.
4.2 Frais de déplacement (Toronto et Vancouver)
Des frais de déplacement forfaitaires s’appliquent selon le code postal de votre lieu, facturés par journée d’événement. Ces frais sont fournis au prix coûtant, afin de couvrir le déplacement, l’essence et le temps du personnel. Notre liste complète des frais de déplacement est disponible à l’adresse www.lattebooth.com/travelfees.
Les lieux situés en dehors de notre zone publiée standard sont facturés à raison de 1 $ par km aller-retour, mesuré depuis le centre-ville de Toronto ou de Vancouver respectivement, et confirmés par notre équipe au moment de la réservation.
4.3 Frais de satellite (Calgary et Montréal)
Calgary et Montréal sont desservies par une équipe dédiée amenée pour votre date. Des frais de satellite sont facturés par journée d’événement, au taux indiqué dans votre proposition, lequel varie selon la saison.
Lorsque votre événement a lieu à l’extérieur de la ville, des frais additionnels de 1 $ par km aller-retour s’appliquent, mesurés depuis le centre-ville de Calgary ou de Montréal respectivement, et confirmés par notre équipe au moment de la réservation.
4.4 Minimum de service (Calgary et Montréal)
Les réservations à Calgary et à Montréal sont assujetties à un montant minimum de service de 2 000 $ pour un événement d’une journée, ou de 1 500 $ par journée d’événement pour les événements de plusieurs jours. Ce minimum est calculé sur les services seulement, à l’exclusion des taxes, des frais de déplacement ou de satellite et des frais de barista. Lorsque les services que vous avez choisis sont inférieurs au minimum, la différence est facturée à titre de poste « Minimum de service ».
4.5 Frais de jour férié
Lorsqu’une date d’événement tombe un jour férié légal dans la province de service, le jour de l’An, ou une journée à forte demande (Saint-Valentin, Halloween ou Saint-Patrick), des frais de jour férié s’appliquent pour chaque journée d’événement admissible. Ils couvrent les salaires majorés que nous versons à notre équipe pour travailler ces journées. Les jours fériés légaux varient selon la province et sont déterminés par la province où le service est fourni.
4.6 Frais de réservation de dernière minute
Des frais de réservation de dernière minute de 179 $ s’appliquent aux réservations confirmées 48 heures ou moins avant la première date d’événement. Nous nous réservons le droit de renoncer à ces frais à notre discrétion.
4.7 Frais de traitement des paiements par carte
Lorsque votre total (taxes comprises) est de 2 000 $ ou plus, les soldes payés par carte de crédit sont assortis de frais de traitement des paiements par carte de 2,4 %, indiqués à titre de poste distinct sur votre facture. Ces frais n’excèdent pas notre coût d’acceptation de la carte.
Les frais s’appliquent au solde seulement. Ils ne s’appliquent jamais à votre dépôt, lequel est payable par carte uniquement.
Le virement bancaire (TEF) est exempt de tous frais et est disponible pour les réservations effectuées 15 jours ou plus avant votre première journée d’événement.
Montréal : aucuns frais de traitement des paiements par carte ne s’appliquent aux réservations de Montréal. Au lieu de cela, lorsque votre total est de 2 000 $ ou plus, le solde des réservations de Montréal doit être payé par virement bancaire. Cela s’applique aux réservations effectuées 15 jours ou plus avant votre première journée d’événement; lorsque votre événement a lieu dans 14 jours ou moins, le solde peut être payé par carte, sans frais.
4.8 Heures de service additionnelles
Lorsque vous prolongez votre service au-delà des heures comprises dans votre proposition, les heures additionnelles sont facturées au taux horaire indiqué dans votre proposition, par tranches d’une demi-heure. Lorsque votre réservation est servie par plus d’un bar, le taux horaire s’applique par bar.
4.9 Services additionnels
En acceptant une proposition, vous acceptez de payer tout service additionnel non compris dans cette proposition et ajouté ultérieurement avec votre approbation.
5. Paiement et dépôt
Pour les services rendus, vous acceptez de payer le montant indiqué à la section « Total » de votre proposition, taxes de vente comprises. Votre proposition précise votre mode de paiement. Nous acceptons la carte de crédit et le virement bancaire (TEF). D’autres modes de paiement peuvent être offerts sur entente préalable.
Lorsque vous acceptez une proposition. L’acceptation d’une proposition autorise Latte Booth (Nitro Espresso Bar Corp.) à conserver de façon sécurisée votre carte de crédit auprès de notre processeur de paiement (Stripe) et à porter des frais à cette carte conformément au présent article. Aucun montant n’est porté au moment de votre acceptation. Le traitement de vos renseignements personnels, y compris vos renseignements de paiement, est régi par notre politique de confidentialité, disponible à l’adresse www.lattebooth.com/privacy-policy.
Confirmation de disponibilité. Nous confirmons la disponibilité pour votre ou vos dates dans un délai d’un jour ouvrable suivant votre acceptation. Lorsque nous ne pouvons desservir votre date, nous ne vous portons aucuns frais et aucune réservation n’est créée.
Votre réservation est confirmée lorsque votre dépôt est porté. L’acceptation d’une proposition ne constitue pas à elle seule une réservation confirmée. Votre date est retenue une fois que nous avons confirmé la disponibilité et porté votre dépôt — ou, le cas échéant, votre paiement intégral. Lorsque votre carte ne peut être portée, ou qu’un paiement est ultérieurement annulé ou fait l’objet d’une rétrofacturation, nous communiquerons avec vous; tant que le paiement n’a pas été compensé, votre date demeure disponible pour d’autres clients et nous ne sommes tenus à aucune obligation de fournir le service.
Réservations effectuées 15 jours ou plus avant votre première journée d’événement
Dépôt : 25 % du total (taxes comprises), porté à votre carte enregistrée une fois votre date confirmée. Le dépôt est une somme exigée pour retirer la disponibilité de la date aux autres clients potentiels, et il est inscrit à titre de poste « dépôt » sur la facture finale.
Solde restant : le solde restant de 75 % est porté à la carte enregistrée, ou payable par virement bancaire, 14 jours avant votre première journée d’événement.
Par virement bancaire : le solde doit être compensé avant votre première journée d’événement. Lorsqu’il n’a pas été compensé 7 jours avant votre première journée d’événement, nous portons le montant impayé à la carte enregistrée.
Réservations effectuées 14 jours ou moins avant votre première journée d’événement
Paiement intégral (100 %) du total, porté à votre carte enregistrée une fois votre date confirmée. Aucun solde n’est porté séparément.
Le virement bancaire n’est pas offert pour ces réservations, car il ne peut être compensé à temps.
Conditions de facturation (comptes approuvés seulement)
Le dépôt de 25 % est tout de même porté à la confirmation, comme ci-dessus.
Le solde restant est exigible 30 jours après la date de votre événement. Lorsqu’il n’a pas été payé à cette échéance, nous portons le montant impayé à la carte enregistrée.
Réservations dont le total dépasse 10 000 $
Lorsque votre total (taxes comprises) dépasse 10 000 $, votre réservation n’est pas complétée en ligne. Aucune carte n’est enregistrée et aucun dépôt n’est porté. Un gestionnaire de compte dédié communiquera avec vous dans un délai d’un jour ouvrable pour finaliser votre réservation, et votre entente ainsi que vos conditions de paiement sont convenues directement avec lui.
6. Annulation
Lorsqu’un remboursement s’applique à l’annulation, nous retenons 55 %. Ce montant comprend votre dépôt non remboursable et représente une estimation raisonnable de notre perte, notamment la perte de l’occasion d’accepter une autre réservation pour la date réservée, les coûts de dotation en personnel déjà engagés et les frais de traitement des paiements que nous ne pouvons recouvrer.
Lorsque vous annulez 61 jours ou plus avant la date de service, nous retenons 55 % du dépôt et remboursons le reste.
Lorsque vous annulez 60 jours ou moins avant la date de service, le dépôt n’est pas remboursable.
Lorsque vous annulez après que le solde restant a été porté (voir l’article 5), nous retenons 55 % du total et remboursons le reste à la carte enregistrée.
Pour les réservations de plusieurs jours, la date de service s’entend de la première date d’événement de la réservation.
Lorsque nous ne pouvons confirmer votre date en vertu de l’article 5, nous ne vous portons aucuns frais et il n’y a rien à rembourser.
7. Ajustements pendant le service
Nous apportons des fournitures supplémentaires à chaque événement; une légère augmentation peut donc habituellement être servie sur-le-champ.
Plus d’invités que prévu (service illimité). Lorsque plus d’invités sont présents que ce que vous avez réservé, nous continuons de servir — nous n’interromprons pas votre événement pour vous consulter. En acceptant une proposition à service illimité, vous déclarez le nombre d’invités qui y figure et vous autorisez d’avance la facturation des invités additionnels au tarif indiqué ci-dessous. Notre équipe sur place compte les invités additionnels et en avise notre bureau, qui communiquera avec vous pendant votre événement pour confirmer le nombre. Lorsque nous ne parvenons pas à vous joindre pendant votre service, le nombre est établi selon l’évaluation de notre équipe sur place et ajouté à votre facture finale.
Moins de 5 invités additionnels : servis sans frais additionnels, à partir des fournitures dont notre équipe dispose déjà.
5 invités additionnels ou plus : 9 $ par invité additionnel est ajouté à votre facture finale.
Épuisement des tasses (service limité) : lorsque les tasses que vous avez réservées sont servies avant la fin de vos heures de service, nous vous demanderons si vous souhaitez que nous poursuivions. Lorsque vous acceptez, 9 $ par tasse additionnelle est ajouté à votre facture finale.
Dans l’un ou l’autre cas, lorsque le service des invités ou des tasses additionnels nécessite l’envoi de fournitures supplémentaires à votre événement — parce que l’augmentation dépasse ce que notre équipe sur place peut servir à partir de ce qu’elle a apporté —, des frais d’ajustement de 195 $ s’appliquent également. Ils couvrent le coût de l’envoi d’un membre de l’équipe avec les fournitures additionnelles.
Nous nous réservons le droit de refuser les ajustements pendant le service.
8. Dommages
Nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard de tout dommage ou de toute perte visant la marchandise, l’alcool, l’équipement, le mobilier, les vêtements ou d’autres objets de valeur avant, pendant ou après l’événement. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que vos fournitures, locations et équipements, ou ceux de votre entreprise, soient bien entretenus, en bon état de fonctionnement et sans dommage.
En fournissant le lieu de l’événement, vous comprenez que des accidents, des bris et des dommages peuvent parfois survenir. Nous ne serons pas responsables de tout dommage ou de toute perte, sauf s’ils sont expressément causés par les actes ou la conduite intentionnels ou négligents de Latte Booth (Nitro Espresso Bar Corp.) ou de ses employés.
9. Responsabilité et allergènes
Sous réserve de ce qui suit, nous ne serons pas responsables des blessures corporelles, dommages, allergies ou autres pertes subis ou causés par la consommation d’aliments et de boissons, ou par des allergies alimentaires, du client ou de l’un de ses associés ou invités, ou en découlant. La présente exclusion ne s’applique pas aux blessures ou aux pertes causées par la faute intentionnelle ou la négligence de Latte Booth (Nitro Espresso Bar Corp.) ou de ses employés, et rien dans les présentes conditions n’exclut ou ne limite une responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée par la loi applicable.
Latte Booth (Nitro Espresso Bar Corp.) n’est pas un fournisseur de services sans noix ni sans produits laitiers, et nous ne pouvons garantir qu’une boisson ou qu’un plat servi est exempt à 100 % de tout allergène. Une contamination croisée peut survenir même lorsque des allergènes connus sont retirés d’un service donné.
Veuillez noter que l’ensemble de nos boissons, pâtisseries, plats et équipements ne sont pas exempts d’allergènes et peuvent contenir les ingrédients suivants : arachides, noix, poisson, fruits de mer, lait, produits laitiers, œufs, blé, soja, ainsi que tout autre allergène potentiel.
Votre responsabilité. Il vous incombe d’informer vos invités, avant votre événement, que nos boissons et nos aliments ne sont pas exempts d’allergènes et peuvent contenir les ingrédients énumérés ci-dessus. Lorsqu’un de vos invités a une allergie alimentaire ou une restriction alimentaire, vous devez nous en informer avant la date de votre événement afin que nous puissions vous indiquer ce que nous sommes en mesure d’accommoder, le cas échéant.
10. Circonstances indépendantes de notre volonté
Nous ne serons pas tenus responsables de toute perte résultant de l’inexécution de l’une des présentes conditions. Lorsque nous sommes empêchés ou retardés, en tout ou en partie, dans l’exécution d’un service en raison d’une guerre, d’une émeute, d’une grève, d’une inondation ou de tout autre acte ou condition indépendant de notre volonté et qui ne pouvait être évité, nous ne serons pas tenus responsables.
11. Droit applicable
Les présentes conditions sont régies par les lois de la province de l’Ontario. En cas de différend, le client accepte la compétence exclusive des tribunaux de Toronto. Toutefois, rien dans le présent article ne prive un consommateur des droits et recours que lui confèrent les lois d’ordre public de la province où il réside, y compris son droit de s’adresser aux tribunaux de cette province. Si une partie des présentes conditions est déclarée nulle pour quelque raison que ce soit, les parties restantes non touchées demeurent pleinement en vigueur.
12. Acceptation
En acceptant une proposition, vous confirmez avoir lu, compris et accepté les présentes conditions générales. Vous garantissez que tous les renseignements divulgués sont complets et exacts au meilleur de votre connaissance.